Автоматизация складского учета - с чего начать?

При ведении бизнеса, связанного с продажами, нужно уделять особое внимание организации складского учета. Неправильный учет товара может привести к краху при увеличении продаж. Следовательно, нужно финансово вкладываться не только в маркетинг, продвижение и привлечение клиентов, но и в правильно продуманную систему учета товара на складе.

Склад представляет собой любое место, где происходит хранение товара до момента его реализации. Для успешной работы, необходимо постоянно владеть информацией о виде и количестве товара, который находится в наличии. С этим помогает справиться – ведение складского учета.

Складской учет – это контролируемый процесс хранения, перемещения и обработки товара, находящегося на складе. Включает в себя такие операции, как: заказ продукции у поставщиков; прием товара; хранение и распределение; организация отправки на реализацию; инвентаризация и другое. Основными задачами складского учета являются: группировка товаров по видам и партиям; введение документов; осуществление контроля за качеством и количеством хранимого товара. Складской учет ведут магазины, как с розничным, так и с оптовым типом продаж, компании, занимающиеся различными видами производства, маркетплейсы и онлайн-ритейлеры.

Выделяется четыре основных вида складского учета:

1) Ручной учет

Ручной учет представляет собой, ведение «тетрадки кладовщика». Данный вид учета можно встретить на начальном этапе развития бизнеса, когда количество товарооборота небольшое. Или же когда количество видов продаваемого товара минимально и в день делается 10-15 отгрузок.

2) Учет в таблице Excel.

Является более современным видом учета, по сравнению с ручным, однако не безупречным вариантом. Программа Excel имеет возможность умещать в себе больше данных и осуществлять простые математические вычисления, но вод данных производится вручную.

3) Автоматизированный учет.

Ведение складского учета в автоматическом режиме, при помощи специализированных программ (товароведных систем). Для работы создается товарная база данных, и делаются отметки о передвижении.  Имеет широкое применение для среднего бизнеса.

4) Комплексная автоматизация учета.

В большинстве случаев применяется для крупного бизнеса и представляет собой не только учет товара на складе, но и в торговом зале, а также контроль продаж, закупок и поставок. Данная работа осуществляется также при помощи специализированных программ учета.

При ведении «тетрадочного» или табличного Excel учетов возникает немало проблем, которые могут затруднить развитие бизнеса в дальнейшем. Основными проблемами данного способа ведения учета являются:

· Обработка заказа занимает достаточное количество времени.

· Любое действие, связанное с передвижением товара необходимо фиксировать в ручную, что может повлечь за собой ошибку.

· Отсутствие полного понимания по складским остаткам.

· Высокие издержки из-за недолжного контроля за продукцией с ограниченным сроком годности.

· Отсутствие людей, которые владеют полной информацией по работе склада, может привести к хаосу.

· Риск потери необходимых документов или информации.

· Долгий процесс инвентаризации.

· Значительная неконкурентоспособность, в отличие от складов с автоматизацией.

Несмотря на все недостатки введения учета в ручную, можно выделить два плюса: малые затраты на организацию и понятность в работе.

Что бы избежать, вышеперечисленные проблемы, возникшие от ведения складского учета в ручную, и не потерять в прибыли при росте продаж, необходимо автоматизировать систему учета.

Автоматизированная система учета склада справится с такими задачами, как:

1) Постоянный контроль складских остатков. Данная функция следит за количеством и видом хранящейся продукции и исключает неожиданного исчерпания остатков какого-либо товара.

2) Отслеживание перемещения товаров между зонами. Приемка, хранение, отгрузка, движение между складами, прибытие в магазин – все фиксируется и контролируется в системе.

3) Фиксация продаж. Как только происходит момент продажи, с пробиванием кассового чека, купленный товар сразу же списывается из складских остатков.

4) Анализ работы сотрудников. В большинстве программ складского учета встроена CRM-система, которая помогает отслеживать эффективность сотрудников склада, менеджеров по продажам и других работников в цепочке продаж.

5) Напоминание о количестве товара на складе. При уменьшении какого-либо товара программа проинформирует об этом и сделает напоминание о необходимости, заказать нужный товар у поставщика.

6) Формирование бухгалтерского отчета, накладных и иных документов.

7) Инвентаризация.

Автоматизированная система учета склада имеет свои плюсы и минусы, которые мы сейчас рассмотрим.

Плюсы:

1. Возможность управления и контроля склада из любого места. Программы в большинстве случаях работают на технологиях облачного хранения, и для доступа к ним требуется только подключение к сети интернет.

2. Документооборот храниться в электронном виде, что способствует низкому риску потере нужных документов. Также в большинстве программ есть функция ограничения полномочий, что позволяет ограничить просмотр и редактирование для других сотрудников, не связанных с документооборотом.

3. Простота в заполнении документов. Благодаря наличию шаблонов и справочников, сформировать или заполнить нужные документы можно в считанные секунды, не боясь при этом допустить ошибок.

4. Полная автоматизация в формирование штрих-кода и ценника, технической карты, и тому подобное.

5. Контроль сроков годности.

6. Прием поступающих товаров мгновенно отображается в системе.

7. Быстрая и простая система инвентаризационного учета.

8. Перемещения товара полностью отображается в системе, что облегчает контроль.

9. Обработка и комплектация заказа занимает небольшое количество времени.

10. Снижение нагрузки на персонал склада.

11. Оптимизация складского пространства. За счет промаркированному товару, с учетом срока годности, веса, типа, габаритов востребованности и тому подобное, можно удобно организовать порядок размещения на складе. Это в последствие, сэкономит время на поиск и комплектацию товара, а также места на складе.

Минусы:

1. Постоянный доступ к сети интернет.

2. Высокие затраты на введение автоматизированной системы учета.

3. Необходимость в таком оборудовании, как: сканеры штрих-кодов и терминалы для них, складской оргтехники и компьютеры для установки программ.

Актуальность ввода автоматизированной системы учета склада является необходимым для всех компаний знающимися торговлей. Особенно это необходимо для таких компаний, которые имеют: большой товарный оборот; складское помещение площадью более 1000 кв. метров; с перспективой на увеличение продаж; с числом сотрудников склада больше десяти человек; и с ассортиментом товара больше 500 видов.

Эффективность от внедрения автоматизированной системы учета склада будет заметна сразу же. Это скажется на скорости выполнения поставленных задач, что приведет к необходимости сокращения числа сотрудников. Продажи станут качественнее, ведь вероятность, продать товар ненадлежащего вида или не находящегося на складе, близится к нулю.

Отсутствие необходимости внедрять автоматизированную систему учета склада присуще только для совсем маленьких компаний, у которых ассортимент составляет пару десятков видов товара, и нет планов на расширение. В таком случае, вполне можно справиться, ведя учет ручным способом.

Внедрение автоматизации складского учета.

Внедрение автоматизации склада достаточно трудоемкий, затратный и не быстрый процесс. Но для его ускорения и минимизации расходов стоит провести работу по подготовки.

Для начала надо определить проблемы и потребности склада, проверить все складские процессы и определить какие операции стоит автоматизировать.

Основными проблемами, встречающимися при работе на складе, являются:

§ Территория склада не может вместить в себя то количество товара, которое поступило на склад.

§ Количество складской (погрузчики, транспортировщики паллет, ричтраки, тележки и прочие) техники превышает количество отведенного под него места.

§ Или же наоборот, недостаточное количество складской техники, замедляет работу.

§ Нехватка рабочего персонала.

§ Отсутствие четкого плана поставок.

§ Неправильное распределение площади склада (зона разгрузки, зона отгрузки и стеллажная зона).

§ Неправильное размещение товара на складе.

§ Отсутствие маркировки на товарах способствует долгому процессу приема товаров.

§ Отсутствие информации о месте нахождения того или иного товара.

§ Неактуальная или некорректная информация по складским остаткам.

§ Долгий и не частый процесс инвентаризации.

Определив все проблемы и процессы работы склада, нужно составить техническое задание, куда необходимо внести все доработки по улучшению работы склада и определить необходимые для автоматизации операции. Чем точнее будет проработано Ваше техническое задание, тем в дальнейшем будет больше сэкономлено времени и средств. Находясь уже на этом этапе Вы сможете определиться с программой, которая будет подходить больше всего, из того разнообразия программного обеспечение, которое существует на данный момент.

Следующим этапом внедрения автоматизации складского учета является введение адресного хранения.

Территория склада должна быть разделена на зоны, которые могли бы хорошо функционировать (зона приемки, зона хранения, зона для комплектования, зона для отбора и отгрузки товара). Зона хранения может делиться по категориям товара. Для каждого вида товара выделяется место для хранения (ячейка), имеющее уникальный адрес в виде штрих-кода.

Способ хранения товаров на складе выбирается на основе алгоритма размещения и передвижения по складу. Выделяются три основных способа хранения товара:

1. Статический способ.

У каждого вида товара закреплено свое постоянное место. Данный способ хранения характерен для небольших складов или для складов, где имеется небольшое количество видов продукции, или продукции нестандартных размеров.

2. Динамический способ.

Ячейка товара меняется в зависимости от оборота или спроса. Данный способ удобен для максимально быстрой комплектации и отгрузки. А так же для сезонной продукции.

3. Комбинированный способ.

Представляет собой комбинацию вышеуказанных способов хранения и является самым сложным.

Для дальнейшего внедрения автоматизированной системы склада потребуется выбрать необходимое оборудование и организацию штрих кодирования. Терминал сбора данных, принтеры этикеток, сканеры штрих-кодов – это необходимые для автоматизации устройства. Они подбираются в зависимости от поставленных задач и особенностей работы. Также для лучшей работы необходимо иметь качественный интернет и Wi-Fi.

Но и в завершении, надо выбрать подходящую WMS систему управления складом. Сейчас представлено очень большое количество данных программ. Что бы выбрать подходящую Вам программу, нужно получить подробную информацию о функционале, возможности интеграции с другими системами учета, возможности индивидуальной доработки и стоимости.

Среди самых популярных программ для автоматизации склада следует выделить следующие: 1С:УТ, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:УНФ, БИТ.WMS, Мой склад, ЕКАМ.

Делая вывод, можно сказать, что автоматизация складского учета необходима практически для любого предприятия или ритейла. Благодаря программному обеспечению и терминалов учета можно контролировать наличие хранимого товара, избавится от лишней бумажной волокиты, минимизировать ошибки и ускорить процесс комплектации. Возможность удалено выставлять задачи, контролировать движение товара облегчит Вам работу. А точность и своевременность выполнения заказов поспособствует развитию Вашего дела.