Как не допускать частых ошибок, которые совершаются на складах и как оптимизировать работу склада

Склад – это связывающий элемент между производителем и потребителем, представляющий собой непростую систему, требующую постоянного внимания и контроля. Организованная работа складского процесса – одна из главных задач любой компании. На сегодняшний день, сущность данной работы, заключается в том, чтобы товар не задерживался на складе, а отправлялся почти мгновенно, после поступления. Таким образом, все сводится к тому, чтобы сократить период хранения и уменьшить расходы. Для этого мы рассмотрим частые ошибки, возникающие при организации склада, и дадим советы, как их исправить.

1. Зонирование склада

Многие считают ненужным разделять склад, на какие-либо зоны, и думают, что смогут отлично справиться и без этого, распределяя товар для хранения в хаотичном порядке. В дальнейшем это приводит к неразберихе, что влияет на время комплектации заказа, также может возникнуть порча товара и многое другое, что негативно скажется на качестве работы и доходах.

Во избежание таких проблем, необходимо произвести зонирование склада. Для каждой категории товара должна быть выделена своя зона хранения. Основными зонами, которые стоит выделить, являются: зона длительного хранения; зона ожидания отгрузки; зона комплектации и т.п.

Выделив данные зоны и распределив товар по данным критериям, сразу сократится время на поиск того или иного товара, потому что Вы будете знать, где он находится. Кроме того, товары, с высоким коэффициентом спроса, необходимо хранить ближе к зоне отгрузки, как и товары, имеющие крупные габариты. (Чтобы определить востребованность того или иного товара, можно воспользоваться АВС-анализом или проанализировать количество обращений). Более хрупкие или товары с высокой ценностью лучше хранить в глубине склада, таким образом, они с большой вероятностью сохранят свою целостность и будут в безопасности. 

Для более быстрой и четкой работы, рекомендуется, разработать план маршрутов от каждой зоны хранения до зоны комплектации или отгрузки. Так время на обработку заказа сократиться, минимизируются физические затраты работников склада и вероятность столкновения в проходах станет нулевой.

Подытоживая, можно выделить следующие плюсы от зонирования склада:

· Сокращение времени обработки заказа;

· Сокращение физических затрат работников;

· Снижение ошибок, при комплектации заказов;

· Минимальный процент повреждения товара;

· Удобство;

· Упорядоченное хранение.

2. Адресное хранение

Адресное хранение, как и зонирование склада, дает возможность сократить время на обработку заказа, а самое главное, ликвидировать ошибки.

Адресное хранение, представляет собой, хранение товара по его характеристикам (условий, температуры, габаритов, типу хранения) или по процессу его транспортировки (отгрузки или загрузки). Процесс внедрения адресного хранения не быстрый (от месяца и больше), но результаты оправдывают все затраченные усилия. Данный вид хранения отлично подходит для складов с большим количеством наименований, с разными условиями и сроками хранения.

Для организации адресного хранения необходимо разделить склад на три основные зоны: зону хранения; зону прибытия товаров; зону отбытия товаров. Зону хранения, в свою очередь, лучше разделить на зоны статического и динамического хранения. При статическом хранении товар занимает место предоставленном именно для него и не меняет своего местоположения. При динамическом хранении товар отправляется в свободные ячейки, получая свой обозначительный номер, чтобы не потеряться на складе.

Подобным способом, мы имеем эффективное использование складской площади, так как часть не пустует попусту, в то время как другая часть занята другими товарами. Все товары эргономично размещены по пространству склада, и потеря товара сводится к нулю.

При адресном хранении, каждая ячейка стеллажа имеет свой уникальный штрихкод, в зоне отгрузки, приема, ряду, ярусу или стеллажу присваивается уникальный знак (в виде буквы или цифре), что в совокупности образует код, который помогает в поиске товара. То есть, внутри каждой зоны есть отдельное место, выделенное для определенного артикула. Для ввода данной оптимизации потребуется специальное оборудование (принтер этикеток и терминал сбора данных) и программное обеспечение (например 1С). Хотя введение данного процесса хранения требует значительных затрат и усилий, но это существенно упрощает и ускоряет работу склада, что в дальнейшем поднимает прибыль.

Плюсы адресного хранения:

· Точность в хранении и сборке заказов;

· Минимальный процент порчи товара;

· Сокращение времени при сборке заказов.

3. Бракованный товар

С бракованным товаром можно встретиться очень часто. При приемке товара, распределяя его по ячейкам, не стоит складывать брак с товарами надлежащего качества, так, как в дальнейшем он может попасть к покупателю и испортить Вашу репутацию. Во избежание таких конфузов, следует организовать зону брака, куда будет отправляться товар с дефектами. В дальнейшем, отобранный товар с браком можно будет продать с уценкой, отправить обратно поставщику, произвести его ремонт или отдать на утилизацию. Таким образом, Вы сохраните свои финансы и репутацию.

4. Складская техника

Для эффективной работы на складе необходимо иметь базовый набор складской техники (тележки, штабелеры, погрузчики и прочие). Складская техника поможет быстро обрабатывать товары на складе и уменьшить физическую нагрузку на персонал.  

Идеально, если у каждого работника склада будет в использовании хотя бы одна единица складской техники. Для расчета необходимого числа техники, стоит учесть тот факт, что могут возникнуть поломки, и на период ремонта или замены необходимо иметь дополнительные единицы, это спасет склад от аврала. Также, для лучшей работы, необходимо проверять складское оборудование перед началом смены. Таким образом, неисправности техники не повлияют на дальнейшую работу.

Покупать складскую технику рекомендуется у одного проверенного поставщика, так как это снижает риски получить нерабочие или бракованное оборудование. Для экономии, детали списанной техники можно использовать при ремонте имеющей.

На больших складах с высоким оборотом товара необходимо использовать штабелеры. Это повысит эффективность в работе и даст возможность сэкономить пространство склада. Так как появится возможность увеличить стеллажи для хранения в высоту. Также штабелеры способны работать с тяжелыми и габаритными грузами на высоте от 1,5 до 5 метров.

5. Организация труда

Для эффективной работы склада к подбору персонала надо подходить детальнее. Руководитель склада должен обладать опытом управления склада, понимать специфику и концепцию работы склада и контролировать все области. Также находить общий язык с подчиненными, уметь быстро решать кризисные моменты, обладать знаниями ПК и ПО для автоматизации процессов, таких как 1С.

Численность штатного персонала не должна превышаться без острой необходимости. Но также и не должна быть ниже положенной нормы, чтобы не было такого, что какие-то сотрудники сидят без дела, либо недостаточно рабочих рук для выполнения поставленных руководителем склада задач. Это может повлечь за собой неустойки по времени выполнения работ или выход за рамки нормированного рабочего дня сотрудников и, как следствие, излишнюю их загрузку.

Для оптимизации работы необходимо разработать организационную структуру для персонала, со временем внося в нее изменения и новые структуры по необходимости. Данная структура разделяет работу на три основных типа: функциональный, квалификационный и технологический. Это поможет разделить рабочие функции между персоналом по его навыкам, что в дальнейшем повысит производительность, рабочие время будет использоваться оптимально, сократятся временные издержки и станет ясно, какое количество сотрудников требуется для работы. Также рекомендуется регламентировать рабочий процесс, составив четкую инструкцию для персонала. В данную инструкцию необходимо внести: положение о складе; расписать подробно процессы приемки, отгрузки, комплектации, хранения, списания товара и прочие действия; каждый процесс должен сопровождаться технологической схемой; должны быть расписаны должностные и рабочие инструкции; а также, инструкции по технике безопасности. За каждым работником необходимо закрепить его зона ответственности. Разделение трудовых ресурсов должна быть равномерно распределена среди всех работников склада. Для повышения мотивации рекомендуется внедрить сдельно-премиальную оплату труда.

6.  Комплектация, разгрузка, приемка и отгрузка товара.

Чтобы не возникало проблем с потерей товара, путаницей и поиском необходимого товара, следует разработать четкий план действий, где будет зафиксирован порядок основных складских операций: выгрузка и загрузка товара, маркировка, упаковка, размещение, комплектация и т.п., вплоть до маршрутов по складу.

При приемке товара не стоит забывать сверить документацию и наличие пломб. Во время разгрузки товар следует сразу вносить в базу, это поможет посчитать количество товара и проверить его качество. Во избежание путаницы, на один поддон рекомендуется укладывать товар с одним наименованием. Приемку товара лучше проводить в день поступления, так сразу выявится недостачи, излишки, пересортица или брак.

При комплектации заказов, следует назначать ответственного работника, это уменьшит количество ошибок при сборке. Загружая груз в транспортное средство, стоит помнить о том, что тяжелые товары не кладут на легкие, это повлечет деформацию.

При отгрузке товара не забывайте составить сопроводительные документы. Товары для отгрузки распределяйте по приоритетам: срочная доставка, доставка в последней точке и тому подобное. Проверяйте транспортное средство перед отправкой на предмет поломок и соответствия перевозимому грузу. Также не перегружайте транспортное средство. По завершению загрузки грузовой машины, необходимо произвести ее опломбировку.

Подводя итог, следует сказать, что управление складом – это сложный процесс, где незначительная, на Ваш взгляд, деталь может повлиять на всю работу. В управлении складом всегда есть место изменениям и улучшениям. При грамотно построенной работе повышается эффективность и прибыльность. Безусловно, потребуется произвести колоссальную работу, требующую много усилий, тщательного контроля, принятия решений, нововведений и обучения. Вероятно, Вы не обойдетесь без участия специалиста, но в итоге получите максимальный результат.