Переезд склада – как оптимизировать процесс?

При росте бизнеса, рано или поздно возникает проблема с нехваткой складского пространства. Тогда встает вопрос о переезде на более просторный склад. Переезд на другой склад представляет собой сложный процесс с финансовыми затратами, приостановкой продаж, загруженностью сотрудников другими обязанностями, не связанных с их основной деятельностью и другими проблемами. Но подходя правильно к решению этого вопроса, можно максимально быстро, без проблем и лишних затрат переехать.

Для переезда в основном существует несколько причин, и это:

· Окончание срока аренды склада;

· Поднятие стоимости аренды;

· Нехватка рабочего пространства;

· Выход на новую ступень развития и расширение бизнеса;

· Территориальная расположенность склада.

В большинстве случаев, нельзя спрогнозировать наперед некоторые обстоятельства, которые могут повлиять на переезд, и это может ударить по финансам. Во избежание финансовых потерь, компаниям, которые арендуют свои складские помещения, стоит всегда держать под рукой план переезда.  Данный план поможет реализовать переезд за кратчайшие сроки, избегая при этом больших потерь. Но, а если такого плана нет, есть риски получить удар по репутации и прибыли в дальнейшем, так как будут нарушены планы поставок, возникнут штрафы по договорам, уменьшится клиентская база, которая нарабатывалась годами.

Разработка плана переезда.

Правильно составленный план – это уже 70% Вашего успешного переезда. Вы будете уже заранее знать какие предстоят затраты, трудности и сколько времени понадобится на его реализацию.

Первое на что нужно обратить внимание, при составлении плана переезда, это – выбор места. Вы должны четко изучить помещение, документацию, пожарную безопасность, охрану, территориальное расположение склада и многое другое. Проанализировать стоимость аренды, на предмет ее выгодности для Вас.

Вторым этапом переезда, будет назначение и распределение ответственных лиц, за то или иное действие (отгрузка товара, упаковка имущества, демонтаж складского оборудования и тому подобное). Когда каждый сотрудник будет четко проинформирован о виде работы, которую ему предстоит выполнить, и за которую он будет ответственен, то возможно предотвратить появление хауса и уложиться в отведенные сроки.

Третье, на что стоит обратить внимание, это – правильное распределение перевоза товара. Для этого надо распределить товар по категориям в зависимости от их спроса и востребованности (для этого лучше составить отчет в WMS программе складского учета). Товары, пользующиеся наименьшим спросом, переводятся на другой склад в первую очередь. Далее идут товары со средним спросом. А вот категория товаров, которая имеет высокий спрос, перевозится в самую последнюю очередь. Это делается для того, чтобы не приостанавливать продажи во время переезда. Но не забывайте предупредить Ваших клиентов, что сроки поставки могут увеличиться, чтобы это не сказалась на репутации Вашей компании.

Следующим этапом будет выбор транспортной компании, которая Вам поможет с переездом. Если вы не имеете подходящего транспорта, чтобы осуществить перевоз всей продукции и всего оборудования, то лучше нанять подходящий для этого транспорт. При его выборе, обращайте внимание на размеры предоставляемых машин, на рейтинг транспортной компании и на условия, по которым они предоставляют услуги.

Пятым пунктом нашего плана будет подготовка нового склада. Для того чтобы переезд занял минимальное количество времени и для упрощения распределения товара, Вы заранее должны подготовить новый склад. Установить нужное оборудование, провести коммуникации, провести сеть интернет, распределить ячейки для хранения товара, оборудовать зону разгрузки и погрузки, выделить место для складской техники, выделить место для комплектации заказов. Сделав все вышеперечисленное заранее, Вам останется только поместить товар на полках и преступить к работе по инвентаризации.

Выбор складского помещения.

При выборе складского помещения нужно учитывать особенности продукции, которая будет там храниться, а также собственные ресурсы и потребности.

Иногда даже встает вопрос «А что лучше? Купить или арендовать складское помещение?». Тогда надо смотреть на то, насколько рассчитан Ваш проект. Если Вы планируете, вести данный проект год — два, то в таком случае целесообразнее будет взять склад в аренду на этот срок. А в случае, если Ваш бизнес запланирован на срок от пяти лет и больше, то стоит рассмотреть вариант покупки складского помещения. Данное приобретение будет выгодно и с точки зрения финансовой составляющей, и с точки зрения технической составляющей. Так как внедрение новых технологий, изменение планировки помещения, прокладки коммуникаций и прочими действиями будет экономически выгоднее сделать, являясь собственником помещения, а не его арендатором. А в случае прекращения бизнеса, всегда можно продать или сдать в аренду складское помещение, оставаясь при этом в выгодном положении.

При выборе складского помещения, нужно обращать внимание на основные критерии:

· Удобное территориальное расположение;

· Удобный подъезд для транспорта;

· Наличие системы отопления и вентиляции;

· Наличие мест для разгрузочно-погрузочных площадок;

· Наличие парковочных мест;

· Нахождение территории под охраной;

· Наличие коммуникаций;

· Наличие телекоммуникаций;

· Внутренняя площадь помещения, высота потолков, нагрузка на пол.

Представленные на рынке недвижимости складские помещения можно разделить на три группы.

К первой группе складских помещений, относятся современные одноэтажные склады, имеющие опоры на колонны, расположенные на расстоянии друг от друга от 12 метров и более. Такие склады имеют ровное напольное покрытие, с антипылевыми свойствами. Нагрузка на один кв. м. составляет не менее 4 тонн. Также склады данной группы оборудованы площадками для выполнения погрузочно-разгрузочных работ и удобным подъездам к ним. Такие склады оснащены всеми необходимыми коммуникациями и автоматизацией. Чаще всего на данных складах применяется стеллажный способ хранения. Большинство таких складов используют крупные компании под свои логистические центры. Меньшую часть таких складов занимают средние производители или крупные дистрибьюторы. Стоимость аренды данной группы складов на рынке недвижимости самая высокая.

Ко второй группе складских помещений можно отнести, реконструированные помещения бывших заводов и фабрик, переделанных под склад. Зачастую, это здания не выше трех этажей с двумя лифтами (это приводит к трудностям при транспортировке грузов с одной зоны на другую). Такие помещения, в своем большинстве, имеют бетонированное напольное покрытие. Отсутствуют специальные площадки (рампы) для удобной разгрузки и погрузки грузов, что может затруднить работу. Такие помещения, чаще всего занимают под склады временного хранения при таможенных постах, региональные отделения крупных логистических компаний или оптовых торговых и производственных предприятий. По стоимости аренды такие склады находятся в среднем ценовом диапазоне.

Третья группа складских помещений – это склады, размещенные в помещениях, изначально не предусмотренные под хранение каких-либо товаров, а также здания бывших ангаров или овощехранилищ. Как правило, это помещения с минимальными коммуникациями или вообще с их отсутствием, плохим напольным покрытием. Что делает работу на подъемной складской технике невозможной. Работа осуществляется ручным трудом с использованием малой механической складской техникой. Как правило, на таких складах автоматизированный учет товара не ведется. Хранение продукции осуществляется штабельным или стеллажным способом. В основном, данная группа складских помещений, сдается под аренду небольшим компаниям или производствам, которые не нуждаются в модернизации (например, лесопилки, которые выпускают небольшое разнообразие продукции). Что касается арендной стоимости, то у данной группы складских помещений, она самая низкая.

План для нового склада.

Выбрав складское помещение и заключив договор аренды, или купив его, Вы должны составить план склада. В данном плане, Вы должны указать, по какой схеме будет распределен товар стеллажах, где будет находиться зона для комплектации товара, место для хранения и обслуживания складской техники и прочие, необходимое для работоспособности склада. Сделав это, Вам будет понятнее, что предстоит доделать или переделать на данном складе, а также, какую продукцию и оборудование ввозить в первую очередь

Выбор времени для переезда.

Для того чтобы выбрать оптимально выгодное время для переезда, Вам нужно проконсультироваться с отделом продаж и попросить у них годовой отчет. Лучше всего переезжать во время сезонного спада покупательской активности. Чаще всего такой период выпадает на январь месяц, когда такая активность равняется нулю. Также для более быстрого переезда, количество сотрудников находящихся в отпусках, должно быть минимальным. И не стоит забывать, что ремонтные работы на новом складе должны быть закончены в период переезда. Лучше всего на переезд закладывать на два – три дня больше, чем вы планируете изначально. Это уменьшит риски по задержке выезда из старого помещения, и даст возможность полностью обосноваться на новом месте и приступить к работе без лишних проблем.

Выбор транспорта для переезда.

При планировании переезда на другой склад, надо учитывать количество товара, который будет перевезен, и количество оборудования, а также их габариты. Подсчитав все вышеуказанные параметры, Вы сможете подобрать подходящий автотранспорт. Для более успешного переезда, лучше заранее подготовить нужную информацию, что бы заключить договор с транспортной компанией на выбранные Вами дни для переезда. Это делается заранее потому, что не всегда подходящий транспорт бывает, свободен в нужные для Вас дни.

 Подготовка товара к перевозке.

Имея план распределения товара на новом складе, следует комплектовать продукцию так, что бы при распаковке на новом складе они распределялись по соседним ячейкам, тратя на распределение товара меньше времени. Поддоны с товаром стоит промаркировать упаковочными листами с учетом последовательности их распределения. Также не стоит забывать, о безопасности перевоза хрупких грузов и качестве их упаковки. Перед отправкой товара на новый склад, во избежание финансовых потерь, стоит провести инвентаризацию.

Адаптация на новом складе.

После переезда на новое место стоит выделить небольшое количество времени для того, что бы адаптироваться. В том случае, если при переезде не возникло никаких проблем и все прошло по плану, а складские технологии остаются прежними, то на адаптацию персонала к новому месту можно выделить два – три дня. А в случае, если совместно с переездом вводятся новые технологии в работе склада, то для привыкания сотрудников и освоении нововведенных процессов нужно выделять от недели и больше. Это время лучше потратить на обучение и распределение новых обязанностей. Если не уделить этому время, то Ваш бизнес может понести неудачи.

В заключении стоит сказать, что самый идеально спланированный переезд не обойдется без дополнительных затрат или решения всплывающих проблем. Для наилучшего выполнения поставленной задачи по переезду на другой склад, всегда привлекаются дополнительные финансовые и трудовые ресурсы.

Вышеописанная схема переезда не является неизменной. Для различных компаний разные этапы и вопросы могут идти в другой последовательности, неожиданно меняться в зависимости от обстоятельств, пересекаться и наслаиваться друг на друга. Но для более успешного переезда, лучше придерживаться данной структуры, чтобы не останавливать развитие Вашего бизнеса.