Как сэкономить при организации склада и не потерять через время?

Организация склада – очень серьезное дело, на первых порах затратное и по времени, и по финансам. Оно имеет множество нюансов, и перед тем, как приступить к нему, стоит учесть множество факторов, сделать расчеты предполагаемых затрат, досконально изучив рынок.

Чтобы в дальнейшем склад приносил только прибыль, и расходы на его содержание полностью покрывались, необходимо придерживаться принципов экономии с самого начала. Главное, чтобы желание сэкономить не было иррациональным и фанатичным, иначе в будущем это обернется еще большими тратами.

Также нужно рассчитывать на долгосрочную перспективу – иногда выгодное на первый взгляд вложение может стать причиной проблем в дальнейшей работе, а закупка более дорогого оборудования и программного обеспечения полностью окупится в короткие сроки, и станет залогом большей прибыли.

Рассмотрим факторы, которые помогут существенно сократить расходы на организацию – в конкретный момент и в будущем.

Экономия на аренде складского помещения

В некоторых случаях владельцы имеют в распоряжении собственное сооружение – выкупленное или построенное самостоятельно. В таком случае деньги в него уже вложены, и дальнейшая задача – организовать все таким образом, чтобы прибыль могла покрыть сумму, вложенную в покупку или постройку.

Но большинство хранилищ располагаются в арендованных помещениях. Часто стоимость аренды зависит от сроков договора – если он заключен на непродолжительное время, то вам придется платить несколько больше, а договариваясь об аренде на несколько лет, можно добиться снижения арендной платы.

Также можно обсудить с арендодателем снижение цены, попросту – поторговаться. В некоторых случаях он может пойти на уступки, особенно если изначально установил более высокую цену с расчетом на торг.

Само помещение имеет большое значение. Сэкономить можно, если:

• у него выгодное местоположение;
• площадь точно соответствует количеству товаров, которые вы там собираетесь разместить;
• есть все необходимые коммуникации;
• качество отвечает всем вашим требованиям.

Местоположение хранилища в черте города, возле удобной транспортной развязки дает возможность сэкономить на перевозках. Если же оно расположено довольно далеко от остановок общественного транспорта, возможно, вам придется взять на себя расходы на доставку работников и развоз их по домам (или в локации, откуда каждый сотрудник уже сможет без особых проблем добраться домой).

Не стоит арендовать складское помещение, если его размеры превышают нужное вам количество квадратных метров. Вам придется платить за лишнее пространство, которое не заполнено товарами. Лучше остановить свой выбор на меньшем строении, а в случае необходимости установить оборудование, позволяющее использовать все пространство – например, стеллажи до потолка.

Наличие всех коммуникаций – электричества, воды, отопления и счетчиков, позволяющих обеспечить сохранность товара и комфортные условия для персонала – значимый момент. Отсутствие отопления удешевляет стоимость помещения, но оно пригодно только определенной группы товаров, для которых нет особых требований по соблюдению температурного режима. Освещение необходимо во всех хранилищах, также как наличие канализации для обеспечения нужд людей, которые там работают.

Никогда не арендуйте здание, находящееся в плохом состоянии. Если его стены покрыты грибком, крыша повреждена, и во время дождей влага попадает внутрь, случаются регулярные подтопления – даже если стоимость будет предельно низкой, вы не ощутите экономии. Товары, находящиеся в таком помещении, будут портиться, что в дальнейшем приведет к огромному количеству неликвида, и, как следствие, к лишним тратам. Лучше выбрать более дорогой вариант, но без подобных недостатков.

Значение коммуникаций

Одна из главных статей расходов – электричество. Оно должно на каждом складе, ведь именно от него во многом зависит работоспособность.

Электропитание обеспечивает:

• освещение;
• работу техники (особенно это касается электропогрузчиков с аккумуляторными двигателями, которые нужно заряжать);
• подключение автоматизированных систем;
• комфортные условия работы для персонала.

Чтобы сэкономить на освещении, стоит повсюду установить энергосберегающие лампы со светодиодами – пусть они дороже ламп накаливания, но используют в разы меньше электричества, а срок их службы намного дольше. Не помешают также автоматические выключатели света с датчиками движения или таймером.

Автоматизация помогает сделать работу склада намного проще, оптимизировать ее, и даже сократить количество персонала, ведь так повышается точность работы, информация быстрее оказываются в базах данных. Без доступа к электропитанию такое оборудование не работает.

Что касается отопления, уместным будет установка теплосберегающих входных групп и воротных систем, которые не позволят расходовать слишком много тепла при открытом входе, соответственно расход энергии на обогрев снизится.

Если у вас присутствуют товары, которые могут храниться в неотапливаемом помещении, определенный участок можно отключить от отопления, и разместить подобные грузы на этой территории.

Также необходимо позаботиться о наличии счетчиков на все виды услуг – это позволит платить только за то, что вы действительно расходуете.

Техника и оборудование

Огромное значение имеет выбор техники для склада. Использование погрузчиков позволяет сэкономить время погрузки и отгрузки, уменьшить количество рабочих, сделать более простым процесс инвентаризации запасов.

Очень важно, чтобы все типы погрузочного оборудования были качественными – от простой гидравлической тележки до мощного электропогрузчика с выдвижной стрелой. Не стоит думать, что покупка дешевого погрузочного транспорта непонятного происхождения – выгодное приобретение. Существует огромная вероятность, что бракованная или поддельная техника будет регулярно выходить из строя, и это обернется потерей времени и лишними расходами на ремонт.

Лучше сразу приобрести надежный транспорт проверенного производителя – его стоимость выше, но поломки случаются гораздо реже, и он окупит себя очень быстро.

Также перед закупкой техники можно поинтересоваться, нет ли выгодных предложений относительно б/у техники. Бывают ситуации, когда какой-то склад ликвидируется и владельцы распродают оборудование. В таком случае у вас есть возможность приобрести качественную технику по более низкой цене. Главное – все узнать о ней: как и в каких условиях использовалась, когда была куплена, просмотреть по возможности журналы технического обслуживания. 

Сэкономить на организации позволяют и верно подобранные стеллажные системы. Необходимо искать варианты, наиболее подходящие для грузов, которые вы собираетесь держать в хранилище. Они должны быть максимально удобными для загрузки, отгрузки и проверки, и по максимуму использовать свободное пространство. Выбор стеллажей сейчас очень велик, существуют:

• передвижные – можно менять их местоположение при надобности;
• паллетные – для грузов, которые находятся на паллетах;
• мезонины – комбинированные конструкции для разных типов грузов, часто достигающие потолка;
• въездные – позволяют погрузчикам заезжать внутрь;
• консольные – для длинных грузов;
• полочные – есть возможность менять высоту полок при необходимости.

Выбор того или иного типа стеллажа зависит от характеристик грузов, и должен быть хорошо обдуман. Как и в случае с техникой, не стоит обращать внимание на заманчивые предложения с поразительно низкой стоимостью – если будут ломаться полки или стойки, могут пострадать грузы, что приведет к дополнительным расходам. Лучше сразу обзавестись надежными прочными моделями. Также можно приобрести стеллажи с ликвидированных предприятий, это позволит немного сэкономить.

Оптимизация работы

Существенно оптимизировать работу склада, сократить время обработки заказов и расходы на персонал помогут системы автоматизации. Поначалу они могут показаться слишком дорогими, но они позволяют существенно сэкономить и финансы в долгосрочной перспективе.

Для владельцев больших хранилищ они позволяют снизить влияние человеческого фактора, избежать путаницы и обеспечить каждому грузу надлежащие условия хранения, обеспечить качественное слежение за состоянием всех товаров. Для обеспечения автоматизации понадобится соответствующее оборудование:

• автоматические штабелеры;
• конвейеры для отгрузки;
• лифтовые системы хранения;
• мобильные стеллажи;
• карусельные системы для подбора заказов.

Также для оптимизации необходимо специализированное ПО. Существует целый ряд программ управления складом (WMS), которые позволяют оперативно обрабатывать информацию. С их помощью можно управлять оборудованием и персоналом, обрабатывать заказы, проводить инвентаризацию.

Налаживание правильной работы персонала – важный пункт экономии. Стоит ввести материальную ответственность (за поврежденный сотрудником товар из зарплаты высчитывается стоимость). Не стоит содержать непрофильных специалистов для совершения некоторых действий (например, перевода документации с иностранного языка) – гораздо дешевле в случае необходимости обратиться за конкретной услугой в стороннюю компанию, чем держать на ставке штатную единицу. Сэкономить поможет и сокращение количества сотрудников (в рамках закона) при условии слишком низкой загрузки.

Экономия на организации склада – это задача, которую вполне реально решить. Главное – серьезный подход, точные расчеты и ориентацию на будущее.